Czy warto wynająć profesjonalną firmę do przeprowadzki biura? Przeniesienie biura do innej lokalizacji jest nieuniknionym wyborem dla wielu firm na pewnym poziomie rozwoju. Zdecydowana większość firm, które osiągnęły wysoki status w swojej branży, decyduje się na relokację swoich biur. Aby szybko i bez zbędnych problemów wykonywać ruchy, trzeba wiedzieć, jakich błędów nie popełniać. W dzisiejszym artykule przygotowaliśmy kompendium wiedzy dla wszystkich firm planujących przeprowadzkę biura. Zapraszamy do lektury!
Jak zaplanować przeprowadzkę firmy – najważniejsze informacje
Podstawową rzeczą, którą powinieneś zrozumieć, jest to, że decyzja o zmianie lokalizacji siedziby firmy powinna była zostać podjęta znacznie wcześniej. Dzięki temu pracownicy będą mieli czas na dostosowanie się do planowanych zmian. Oczywiście dla wielu pracowników będzie to często wiązać się z wydłużonym czasem dojazdu, dlatego nie wolno zwlekać z zawiadomieniem o zmianie lokalizacji biura. Im więcej czasu masz na zaplanowanie przeprowadzki do Warszawy, tym większe prawdopodobieństwo, że cały proces przebiegnie sprawnie, bez komplikacji i opóźnień.
Wszyscy eksperci zalecają również jak najszybsze uzyskanie konkretnej daty. Zarząd firmy musi dać pracownikom czas na dostosowanie się do nowej sytuacji iw pełni uzasadnić swoje decyzje. Warto, aby pracownicy otrzymali szczegółowe informacje o zaletach i powodach przeprowadzki biura. Należy również pamiętać, że pracownicy nie będą mogli pracować w dniu przeprowadzki. Dlatego lepiej wybrać dni, w których biuro jest zamknięte (sobota, niedziela).
Znaleźć profesjonalną firmę lub przeprowadzić się samodzielnie?
Wielu przedsiębiorców ma też dylemat, czy lepiej przeprowadzić się samodzielnie, czy poszukać profesjonalnej firmy zewnętrznej do wykonania usług. Nawet wśród tych firm, które posiadają własne samochody dostawcze, ta druga opcja jest zdecydowanie bardziej popularna. Założeniem jest to, że zatrudniając zewnętrzną firmę do relokacji warszawskiego biura, możemy zagwarantować, że wszystkie kosztowności zostaną przetransportowane szybko i bezpiecznie, a w przypadku uszkodzenia będziemy mogli dochodzić odszkodowania. Z drugiej strony, gdy przeprowadzimy się z własnym personelem, nie otrzymamy żadnego odszkodowania, jeśli kosztowności zostaną zniszczone.
Decydując się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy przeprowadzkowej, musimy również pamiętać, aby jak najszybciej skontaktować się z jej przedstawicielami i zapytać o najbliższe terminy. Pracownicy firmy muszą również przeprowadzić oględziny i wycenić takie usługi. Jednocześnie kierownictwo firmy musiało zorganizować całą przeprowadzkę. Mówimy tutaj o inwentaryzacji rzeczy biurowych i wyrzucaniu rzeczy, które nie są już przydatne dla firmy.
Opakowanie jest najważniejsze
Po zorganizowaniu przesyłki należy spakować i zabezpieczyć wszystkie elementy przeznaczone do wysyłki. W tym celu należy przygotować kartony, specjalne pudełka, taśmę, folię stretch i folię bąbelkową. Na początku wyjęliśmy wszystkie przedmioty i dokumenty z szafek i szuflad. Nad dokumentacją powinien czuwać wyznaczony pracownik. Utrata ważnych plików z pewnością będzie miała wiele bardzo przykrych konsekwencji dla firmy.
Mebel można przewieźć w całości lub zdemontować w razie potrzeby. Jeśli zamówiony samochód dostawczy jest duży, nie ma potrzeby rozbierania mebli na części. Zanim okleimy meble folią, należy wyciągnąć wszystkie szuflady lub okleić je taśmą. Na rogach mebli należy umieścić specjalne naroża wykonane z tworzywa sztucznego, które uchronią je przed uszkodzeniem. Cenne sprzęty takie jak drukarki, komputery i laptopy powinny być szczególnie ostrożne. Cała elektronika musi być wielokrotnie owinięta folią bąbelkową i zaklejona taśmą.
Następnie umieść te urządzenia w kartonowym pudełku. Każdy karton, który ma zostać przewieziony, powinien być starannie podpisany – dzięki temu dużo łatwiej będzie później rozpakować przedmiot. Wszystkie rzeczy do przeprowadzki biura najlepiej zapakować zgodnie z ich przeznaczeniem. Dlatego bibeloty i dekoracje biurowe zapakujemy osobno. W normalnych warunkach akcesoria o podobnym przeznaczeniu również mają te same cechy (materiały) i są łatwe do spakowania razem.
Każdy pracownik powinien spakować swoje rzeczy w miejscu pracy. Osoba zarządzająca przeprowadzką powinna również zadbać o spakowanie wszystkich przedmiotów codziennego użytku pracowników. Dzięki temu wszystkie czynności związane z realizacją relokacji zostaną przeprowadzone szybko i sprawnie.
